Hiện nay, việc thuê nhà để làm văn phòng, địa điểm kinh doanh ngày càng phổ biến.
Vậy nên việc soạn thảo hợp đồng thuê nhà làm văn phòng luôn được các bên tham gia giao dịch quan tâm, bởi hợp đồng thuê văn phòng không chỉ là cơ sở để thanh toán chi phí và điều kiện thỏa thuận giữa hai bên, mà còn là văn bản quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của bên cho thuê và bên thuê.
Vì những lý do trên, Vietpointlaw xin nêu lên một số lưu ý khi thương thảo hợp đồng thuê văn phòng để giúp việc cho quá trình này được suôn sẻ và giảm thiểu những tranh chấp có thể phát sinh sau này.
1. Xác định người có thẩm quyền cho thuê
Điều quan trọng nhất đó là xác định được người có thẩm quyền thực hiện việc cho thuê, có thể là chủ sở hữu tự thực hiện hoặc thông qua đại diện uỷ quyền. Lưu ý khi thông qua người đại diện thì phải có cơ sở xác định thẩm quyền của người đại diện.
2. Đối tượng cho thuê, mục đích thuê, diện tích thuê
Trong hợp đồng cho thuê, cần xác định được đối tượng cho thuê cụ thể, vị trí nơi thuê, diện tích văn phòng thuê là bao nhiêu và mục đích thuê để làm gì: Làm trụ sở công ty, địa điểm kinh doanh,…
3. Thời gian thuê
Thời gian thuê sẽ do hai bên thoả thuận phù hợp với nhu cầu của mỗi bên. Về thời gian thuê trong hợp đồng cần xem xét kỹ lưỡng các mốc thời gian sau:
- Ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và ngày tính tiền thuê có trùng nhau hay không? Có ghi nhận thời gian chờ xây sửa, trang trí nội thất vào hợp đồng hay không?…
- Khi thời hạn thuê văn phòng sắp hết thì thực hiện gia hạn hợp đồng như thế nào? Thông báo trước đó thời gian khoảng bao lâu, giá gia hạn sẽ như thế nào?
4. Giá thuê và phương thức thanh toán
Cần xác định rõ giá thuê văn phòng cụ thể là bao nhiêu, đã bao gồm nghĩa vụ tài chính theo quy định của Nhà nước và các chi phí khác có liên quan chưa? Cách thức thanh toán tiền thuê được thực hiện như thế nào?…
5. Tiền tệ thanh toán
Mặc dù pháp luật quy định những giao dịch trong nước, ngoại trừ những trường hợp được cho phép thì đơn vị tiền tệ sử dụng trong hợp đồng là tiền đồng Việt Nam, tuy nhiên tâm lý của bên cho thuê thường muốn để giá thuê bằng USD để có sự ổn định, điều này có thể dẫn đến rủi ro vô hiệu hợp đồng khi có tranh chấp xảy ra.
6. Quyền và trách nhiệm của các bên
Cần nêu rõ trách nhiệm của các bên để tránh việc tranh chấp như:
- Bên cho thuê phải đảm bảo tính pháp lý của văn phòng cho thuê.
- Bên cho thuê xử lý các sự cố phát sinh hay vấn đề của văn phòng mà không thuộc lỗi của bên thuê,…
- Bên thuê có trách nhiệm thanh toán tiền thuê theo đúng thoả thuận,…
7. Điều khoản về sửa chữa, bảo dưỡng các trang thiết bị & nhà,…
Trong quá trình sử dụng văn phòng, chắc chắn sẽ phát sinh liên quan các vấn đề bảo dưỡng – sửa chữa văn phòng, vậy bên nào sẽ là người chịu thanh toán? Chi phí tính như thế nào?… Cần quy định rõ để tránh đẩy trách nhiệm cho nhau.
8. Điều khoản khi chấm dứt hợp đồng
Đây là vấn đề tuy khá tế nhị nhưng cần có trong hợp đồng, thông thường chấm dứt hợp đồng sẽ có nhiều trường hợp:
- Hết hạn hợp đồng và một số trường hợp khách quan hay bất khả kháng khác.
- Nếu quá trình thực hiện và hợp đồng chấm dứt trước thời hạn bởi các lý do khác thì bên thuê nên sử dụng Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng nhằm tiến hành chấm dứt hợp đồng, giải quyết chi phí và tiền cọc một cách hợp lý.
9. Mẫu hợp đồng cho thuê nhà làm văn phòng:
Theo quy định tại Điều 121 Luật Nhà ở 2014 thì hợp đồng về nhà ở do các bên thoả thuận và phải được lập thành văn bản bao gồm các nội dung sau đây:
- Họ và tên của cá nhân, tên của tổ chức và địa chỉ của các bên.
- Mô tả đặc điểm của nhà ở giao dịch và đặc điểm của thửa đất ở gắn với nhà ở đó.
- Giá giao dịch nhà ở nếu hợp đồng có thỏa thuận về giá; trường hợp mua bán, cho thuê, cho thuê mua nhà ở mà Nhà nước có quy định về giá thì các bên phải thực hiện theo quy định đó.
- Thời hạn và phương thức thanh toán tiền nếu là trường hợp mua bán, cho thuê, cho thuê mua, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở.
- Thời gian giao nhận nhà ở; thời gian bảo hành nhà ở nếu là mua, thuê mua nhà ở được đầu tư xây dựng mới; thời hạn cho thuê, cho thuê mua, thế chấp, cho mượn, cho ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở; thời hạn góp vốn.
- Quyền và nghĩa vụ của các bên.
- Cam kết của các bên.
- Các thỏa thuận khác.
- Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.
- Ngày, tháng, năm ký kết hợp đồng.
- Chữ ký và ghi rõ họ, tên của các bên, nếu là tổ chức thì phải đóng dấu (nếu có) và ghi rõ chức vụ của người ký.
10. Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng có cần công chứng không?
Căn cứ vào khoản 2 Điều 122 Luật Nhà ở 2014 thì hợp đồng cho thuê nhà là loại hợp đồng không cần phải công chứng. Thời điểm phát sinh hiệu lực là thời điểm do các bên thỏa thuận trong hợp đồng, trường hợp các bên không có thỏa thuận thì thời điểm có hiệu lực của hợp đồng là thời điểm ký kết hợp đồng.
Trường hợp các bên có mong muốn công chứng hợp đồng thuê nhà thì thời điểm phát sinh hiệu lực của hợp đồng được xác định dựa theo quy định tại khoản 1 Điều 122 Luật Nhà ở 2014 đó là thời điểm công chứng, chứng thực hợp đồng.
Trường hợp các bên giao kết hợp đồng cho thuê nhà ở không có nhu cầu công chứng, chứng thực, có nhờ người làm chứng hay không nhờ người làm chứng thì hợp đồng vẫn có giá trị pháp lý, nếu hợp đồng đó được tuân thủ đúng quy định về nội dung và hình thức theo quy định tại Điều 121 Luật Nhà ở 2014.
Nhận xét
Đăng nhận xét